Cuando empezamos un negocio, solemos ser cuidadosos con nuestros gastos…más aún si el dinero que le inyectamos a la empresa proviene de nuestros ahorros. Nuestras inversiones se limitan a lo que realmente necesitamos para poder vender. Sin embargo, además de invertir en que las ventas se realicen, debemos invertir también en el monitoreo de nuestro negocio con un sistema de contabilidad.
El Excel hace maravillas y es una excelente herramienta para hacer cálculos…pero no puedes limitar el crecimiento de tu negocio a una planilla de cálculo. Las transacciones de tu empresa se deben registrar en un sistema de contabilidad, preferiblemente en la nube, usando el Excel solamente como un control auxiliar. Aunque no seas tu quien lleve la contabilidad de tu empresa, debes de exigirle a tu contador que tus operaciones se registren en uno.
A pesar de que existen muchas opciones económicas en el mercado, muchas veces somos renuentes a comprar uno debido a la obligación del pago mensual que conlleva. Sin embargo, debemos tomar en cuenta los siguientes beneficios que obtendríamos si compramos un sistema contable:
1. Ahorro de tiempo: La mayoría de estos sistemas actualizan tu contabilidad de manera automática desde que registras una factura de venta o compra. Por tal razón, tu contabilidad y tus estados financieros se actualizarán siempre con cada registro que se haga;
2. Reportes e información oportuna: Este beneficio está ligado al primero. Por el simple hecho de que todas tus transacciones actualizan automáticamente la contabilidad, podrás recibir reportes que te ayuden a tomar decisiones oportunamente. Podemos mencionar como ejemplo las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar. Si tienes pocos clientes o proveedores, es fácil llevar un control por Excel… ¿pero podrás sostener este control cuándo tu empresa empiece a crecer?
3. Seguridad de la información: Un reporte que se emita desde un sistema informático tiene menos probabilidades de contener errores que uno que se emita desde una planilla. Tomar una decisión sin tener información es riesgoso…pero tomar una decisión en base a información errada puede ser más riesgoso aún.
4. Aumento en la productividad: Al eliminar (o disminuir) las tareas manuales de registrar tus operaciones, tu contador necesitará menos tiempo para entregarte información financiera y podrá apoyarte en otras tareas, tales como cobros a clientes, gestión de pagos, controles auxiliares más detallados, entre otros. Como dueños de pequeñas y medianas empresas, solemos contar con pocos empleados, por lo que cualquier inversión que les ayude a ser más eficientes será mejor para tu empresa también.